Beleid inzake gegevensbescherming en AVG
Beleid inzake gegevensbescherming en AVG
1. Doel en toepassingsgebied
Dit beleid beschrijft hoe Glenvoro persoonsgegevens verwerkt in verband met het gebruik van glenvoro.com en de verkoop van meubels aan consumenten, met Nederland als belangrijkste markt. Het beleid is afgestemd op de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG/GDPR) en op de praktische verwerking van persoonsgegevens binnen een Shopify-webshop.
Glenvoro verwerkt persoonsgegevens alleen voor duidelijke, noodzakelijke en gerechtvaardigde doeleinden. Gegevens worden niet verzameld of gebruikt voor een doel dat niet past bij de oorspronkelijke reden van verwerking, tenzij daarvoor een geldige grondslag bestaat.
2. Verantwoordelijke voor de verwerking
Glenvoro is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die binnen de eigen webshopactiviteiten worden verwerkt.
Contactgegevens:
Glenvoro
Adres: 3209 Brownsville Drive, Killeen, Texas 76549, Verenigde Staten
E-mail: happyhelpkijul@glenvoro.com
Telefoon: +1 956 462 1866
3. Welke persoonsgegevens kunnen worden verwerkt
Afhankelijk van uw gebruik van de webshop kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:
- naam en contactgegevens;
- factuur- en afleveradres;
- e-mailadres en telefoonnummer;
- ordernummer en bestelgegevens;
- betaalstatus en beperkte betaalreferenties;
- gegevens over retouren, terugbetalingen en klachten;
- verzend- en trackinginformatie;
- correspondentie met de klantenservice;
- IP-adres en technische apparaatgegevens;
- browser- en sessiegegevens;
- noodzakelijke cookie- of beveiligingsgegevens;
- informatie die u zelf verstrekt bij een verzoek of melding.
Glenvoro vraagt niet om bijzondere categorieën persoonsgegevens wanneer deze niet nodig zijn voor de bestelling of klantenservice.
4. Order- en transactiedata
Ordergegevens worden verwerkt om bestellingen vast te leggen, betalingen te administreren, meubels te verzenden, leveringen te volgen, retouren te behandelen en terugbetalingen uit te voeren.
Deze verwerking is noodzakelijk om de koopovereenkomst uit te voeren en om de administratie rond de transactie correct te voeren.
Bestellingen worden normaal binnen 1 tot 3 werkdagen verwerkt. Na verzending bedraagt de gebruikelijke bezorgduur 5 tot 8 werkdagen. Afhankelijk van de zending kan gebruik worden gemaakt van USPS, DHL Express, UPS of FedEx.
Wanneer een terugbetaling is verwerkt, duurt het doorgaans 3 tot 7 werkdagen voordat het bedrag via de betreffende betaalmethode zichtbaar is.
5. Betaalgegevens
Betalingen worden verwerkt via de betaalmogelijkheden die in de checkout beschikbaar zijn.
Glenvoro verwerkt alleen de gegevens die nodig zijn om een betaling, betaalstatus of terugbetaling te registreren. Volledige kaartgegevens of andere gevoelige betaalgegevens worden niet door Glenvoro gebruikt voor doeleinden buiten de transactie.
Betaaldienstverleners kunnen zelfstandig persoonsgegevens verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor betalingsverwerking, fraudepreventie of beveiliging binnen hun eigen rol.
6. Leverings- en logistieke gegevens
Voor het uitvoeren van een levering kunnen gegevens worden gedeeld met de vervoerder die voor de zending wordt gebruikt.
Dit kan onder meer betrekking hebben op:
- naam;
- afleveradres;
- telefoonnummer;
- e-mailadres;
- zending- of pakketnummer;
- noodzakelijke orderreferentie.
Afhankelijk van de zending kan de levering worden uitgevoerd door USPS, DHL Express, UPS of FedEx.
Er worden niet meer persoonsgegevens gedeeld dan redelijkerwijs nodig is voor transport, bezorging, tracking en afhandeling van een logistiek probleem.
7. Gegevens voor klantenservice en aftersales
Wanneer u contact opneemt over montage, transportschade, ontbrekende onderdelen, retouren, terugbetalingen of andere aftersalesvragen, kunnen de gegevens worden verwerkt die nodig zijn om het verzoek te beoordelen.
Dit kan onder meer gaan om:
- ordernummer;
- naam en contactgegevens;
- omschrijving van het probleem;
- foto's van product, verpakking of onderdelen;
- correspondentie over de oplossing.
Glenvoro gebruikt deze informatie alleen voor de behandeling van het betreffende verzoek en voor noodzakelijke dossieradministratie.
8. Technische en apparaatgegevens
Tijdens het gebruik van de webshop kunnen technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn voor beveiliging, foutanalyse en correcte werking van de website.
Dit kan onder meer omvatten:
- IP-adres;
- browsertype;
- apparaattype;
- besturingssysteem;
- taalinstellingen;
- sessiegegevens;
- tijdstip van bezoek;
- technische foutmeldingen.
Deze gegevens worden beperkt tot wat nodig is voor de technische werking en beveiliging van de webshop.
9. Cookies en vergelijkbare technieken
Noodzakelijke cookies of vergelijkbare technieken kunnen worden gebruikt om de webshop veilig en functioneel te laten werken, bijvoorbeeld voor winkelmandjes, sessiebeheer, beveiliging en checkout.
Niet-noodzakelijke analytische of trackingtechnieken worden alleen gebruikt wanneer daarvoor geldige toestemming is verkregen, voor zover toestemming vereist is.
Een weigering van niet-noodzakelijke cookies mag geen invloed hebben op de mogelijkheid om essentiële webshopfuncties te gebruiken.
10. Rechtsgronden voor verwerking
Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van één of meer van de volgende gronden:
- uitvoering van een overeenkomst;
- naleving van administratieve of andere verplichte verplichtingen;
- gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor beveiliging, fraudepreventie of geschilafhandeling;
- toestemming, wanneer die voor een bepaalde verwerking nodig is.
Wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd, kan die toestemming voor de toekomst worden ingetrokken.
11. Gegevensminimalisatie
Glenvoro verwerkt alleen persoonsgegevens die redelijkerwijs nodig zijn voor het betreffende doel.
Er worden geen extra gegevens verzameld uitsluitend omdat deze technisch beschikbaar zijn.
Persoonsgegevens uit verschillende processen worden niet zonder geldige reden gecombineerd tot een uitgebreider gebruikersprofiel.
12. Shopify en technische infrastructuur
Glenvoro gebruikt Shopify als platform voor de webshop.
Daardoor kunnen persoonsgegevens via de technische infrastructuur van Shopify worden verwerkt voor hosting, winkelmandfunctionaliteit, checkout, beveiliging en andere noodzakelijke platformfuncties.
Shopify en andere technische dienstverleners krijgen alleen toegang tot persoonsgegevens voor zover dat nodig is binnen hun rol en hun contractuele of wettelijke verplichtingen.
13. Externe dienstverleners
Glenvoro kan externe dienstverleners inschakelen voor betaling, hosting, beveiliging, klantenservice of logistiek.
Wanneer een dienstverlener persoonsgegevens namens Glenvoro verwerkt, mag deze gegevens alleen gebruiken voor de afgesproken taak en binnen de geldende vertrouwelijkheids- en beveiligingsverplichtingen.
Wanneer een dienstverlener zelfstandig bepaalt voor welk doel en op welke manier persoonsgegevens worden verwerkt, is die partij voor dat deel zelfstandig verantwoordelijk.
14. Internationale gegevensverwerking
Omdat Shopify en andere dienstverleners internationaal kunnen opereren, kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt.
Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, wordt een geldige doorgiftebasis gebruikt wanneer dit vereist is. Daarbij worden passende contractuele, technische of organisatorische waarborgen toegepast.
Een internationale verwerking verandert niets aan de verplichting om persoonsgegevens zorgvuldig, doelgebonden en veilig te behandelen.
15. Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is.
Order-, factuur- en betalingsgegevens die onderdeel zijn van de bedrijfs- of fiscale administratie kunnen worden bewaard zolang dat voor de administratie noodzakelijk is.
Gegevens over klantenservice, schade, retouren of geschillen worden bewaard zolang dat nodig is om het betreffende dossier af te handelen en eventuele aanspraken te beoordelen.
Technische loggegevens worden bewaard zolang dat nodig is voor beveiliging, foutonderzoek en bescherming tegen misbruik.
Wanneer gegevens niet langer nodig zijn, worden zij verwijderd of geanonimiseerd, tenzij verdere bewaring noodzakelijk is.
16. Beveiliging
Glenvoro past passende technische en organisatorische maatregelen toe om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking.
Verbindingen met de webshop worden beveiligd via TLS/HTTPS tijdens gegevensoverdracht.
Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen en dienstverleners die deze informatie voor hun taak nodig hebben.
Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Bij een beveiligingsincident wordt beoordeeld welke maatregelen nodig zijn en of melding of kennisgeving vereist is.
17. Geen verkoop van persoonsgegevens
Glenvoro verkoopt persoonsgegevens niet.
Persoonsgegevens worden niet zonder geldige grondslag verstrekt aan derden voor hun eigen onafhankelijke commerciële doeleinden.
Gegevensdeling vindt alleen plaats wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een bestelling, een wettelijke verplichting, beveiliging of een ander gerechtvaardigd en duidelijk omschreven doel.
18. Uw recht op inzage
U kunt vragen of Glenvoro persoonsgegevens van u verwerkt en, indien dat het geval is, inzage vragen in die gegevens.
Bij een inzageverzoek kan informatie worden verstrekt over:
- welke gegevens worden verwerkt;
- voor welk doel dat gebeurt;
- aan welke categorieën ontvangers gegevens worden verstrekt;
- hoe lang gegevens naar verwachting worden bewaard;
- welke rechten op de verwerking van toepassing zijn.
19. Recht op correctie
Wanneer persoonsgegevens onjuist of onvolledig zijn, kunt u verzoeken deze te corrigeren of aan te vullen.
Bij adres- of contactgegevens die nog nodig zijn voor een lopende bestelling kan een wijziging alleen worden uitgevoerd wanneer de logistieke verwerking dit nog toelaat.
20. Recht op verwijdering
U kunt verzoeken persoonsgegevens te verwijderen wanneer deze niet langer nodig zijn voor het doel waarvoor zij zijn verzameld.
Een verwijderverzoek kan niet volledig worden uitgevoerd wanneer gegevens nog nodig zijn voor verplichte administratie, een lopend geschil, fraudepreventie of een andere geldige bewaarplicht.
In dat geval wordt de verwerking beperkt tot wat nog noodzakelijk is.
21. Recht op beperking
In bepaalde situaties kunt u verzoeken de verwerking tijdelijk te beperken, bijvoorbeeld wanneer de juistheid van gegevens wordt betwist of wanneer de verwerking wordt beoordeeld.
Tijdens een beperking worden de betreffende gegevens in beginsel alleen nog verwerkt voor zover dat noodzakelijk is voor opslag, een rechtsvordering of een andere toegestane reden.
22. Recht van bezwaar
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, kunt u daartegen bezwaar maken.
Glenvoro beoordeelt vervolgens of er zwaarder wegende gerechtvaardigde redenen bestaan om de verwerking voort te zetten.
23. Recht op gegevensoverdraagbaarheid
Wanneer de voorwaarden daarvoor zijn vervuld, kunt u gegevens die u zelf hebt verstrekt ontvangen in een gestructureerd en gangbaar digitaal formaat.
Waar technisch mogelijk kan een overdracht rechtstreeks aan een andere organisatie plaatsvinden wanneer u daarom verzoekt.
24. Intrekken van toestemming
Wanneer verwerking op uw toestemming berust, kunt u die toestemming op ieder moment intrekken.
De intrekking geldt voor toekomstige verwerking. Verwerking die vóór de intrekking rechtmatig heeft plaatsgevonden blijft daardoor geldig.
25. Uitoefenen van privacyrechten
Een privacyverzoek kan worden ingediend via:
Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens het verzoek betrekking heeft.
Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan een onbevoegde persoon worden verstrekt, kan Glenvoro aanvullende informatie vragen die redelijkerwijs nodig is om uw identiteit te verifiëren.
26. Termijn voor behandeling
Privacyverzoeken worden zonder onnodige vertraging behandeld.
Wanneer een verzoek complex is of meerdere verzoeken tegelijk worden ingediend, kan aanvullende verwerkingstijd nodig zijn. In dat geval wordt de betrokkene tijdig geïnformeerd.
Voor normale privacyverzoeken worden in beginsel geen kosten in rekening gebracht.
27. Klachten
Wanneer u van mening bent dat persoonsgegevens niet zorgvuldig worden verwerkt, kunt u eerst contact opnemen met Glenvoro.
U behoudt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde privacytoezichthouder, waaronder de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dat voor uw situatie van toepassing is.
28. Gegevens van kinderen
Glenvoro verkoopt onder meer kindermeubels, maar de webshop is niet bedoeld om zelfstandig persoonsgegevens van kinderen te verzamelen.
Bestellingen moeten worden geplaatst door iemand die juridisch bevoegd is om de aankoop te doen.
Glenvoro vraagt kinderen niet om zelfstandig persoonsgegevens te verstrekken die niet noodzakelijk zijn voor een concrete bestelling of vraag.
29. Wijzigingen van dit beleid
Dit beleid kan worden aangepast wanneer de technische werking van de webshop, bedrijfsprocessen of gegevensverwerking wijzigen.
Een wijziging wordt niet gebruikt om met terugwerkende kracht een nieuwe grondslag te creëren voor verwerking die eerder niet rechtmatig was.
Contact
Glenvoro
Adres: 3209 Brownsville Drive, Killeen, Texas 76549, Verenigde Staten
E-mail: happyhelpkijul@glenvoro.com
Telefoon: +1 956 462 1866
Klantenservice: maandag tot en met vrijdag van 09:00 tot 17:30 uur. Gesloten in het weekend en op Nederlandse wettelijke feestdagen.